생산적 미팅·협업, 어떻게 구현할 것인가?

원문 : http://www.ciokorea.com/news/20274

훌륭한 협업 툴, 그리고 무엇보다 제대로 된 마음가짐만 있다면, 미팅은 얼마든지 생산적일 수 있다.

효율적 협업과 관련해 주요 걸림돌 중 하나는 노동 지형도의 급변이라고 인터콜(InterCall)의 부대표 롭 벨마은 진단했다. 이런 노동 지형 변화가 근로자의 협력 역량과 생산성에 큰 영향을 끼쳤다는 설명이다.

벨마는 “오늘날 근로자들은 확실히 달라졌다. 예전보다 훨씬 더 모바일 기기를 많이 사용하고, 더욱 세계화 되었으며, 원격으로 일하는 경우도 많다. 이제는 모든 사람이 현장에 모여 컨퍼런스를 하거나, 팀 전체가 한 방에 앉아서 미팅을 하는 경우 조차 드문 일이 되었다”라고 말했다.

그러나 근로자들은 이렇게 변화해 왔는데도, 경영진은 이를 따라잡지 못하고 있다고 그는 지적했다. 결과보다 과정에만 계속 주목하고 있다는 것이다. 더 나은 생산성을 위해서는 효율적인 팀워크가 중요하며, 특히 이는 일 처리 프로세스를 능률적으로 만드는 것보다도 더 중요한데 정작 경영진에서는 이 사실을 모른다는 설명이다.

벨마는 “아무리 프로세스가 훌륭해도, 팀워크가 되지 않으면 소용 없다. 물론 프로세스가 좋으면 팀을 이루는 데 도움이 되고, 팀워크가 좋으면 생산성도 올라간다. 하지만 협업이 효과적이려면 경영진에서도 새로운 방법, 새로운 툴, 새로운 방식을 따라야만 한다”라고 말했다.

특히, 협업이나 생산성 관련 문제는 BYOD및 모바일 기기 관리 문제, 그리고 이와 관련된 보안 및 호환성 문제 때문에 더 악화된다. 서로 같은 기기, 플랫폼, 애플리케이션, 그리고 소프트웨어를 사용하지 않으면 그만큼 협업이 어려워지는 건 당연하다며 그는 다음과 같이 설명했다.

“개개인마다 협력에 대한 역량이 다르고, 일하는 방식이 다르다. 즉 직원들마다 선호하는 툴이 다르고, 컨퍼런싱 방식이 다르다. 파일 공유와 채팅, 인스턴트 메시지 등을 이용해 일할 때 가장 능률이 오르는 사람이 따로 있다. 선택의 여지가 많다는 건 직원들에게 좋은 일이기도 하지만, 또 자신이 선호하는 애플리케이션을 쓸 수 있다는 건 기쁜 일이지만, 기업 입장에선 일하기 더 어려워진 것이다. 어쨌거나 중요한 건, 툴이나 애플리케이션이 필요를 충족시켜주지 않을 경우 직원들은 어떻게든 우회해 갈 방법을 찾아 낼 것이라는 점이다.”

IT 부서에서 적절한 협업 툴을 제시해야 한다 
기업에서는 직원들이 실제 일하는 방식을 꼼꼼히 살펴보고 어떤 기술이 실제로 직원들이 협력에 도움이 될 지를 파악해야 한다고 클라우드 비즈니스 커뮤니케이션 공급업체 링센트럴(RingCentral)의 제품 관리 부대표 데이빗 리는 조언했다.

그는 “현대 사회의 노동 인구와 지식 근로자를 연결시켜 생산성을 늘이려면 무엇보다 이런 새롭고, 널리 퍼져 있으며, 세계화된 기업 경제에서 실제로 이들이 어떻게 일하는 지를 이해하는 것이 중요하다”라고 말했다.

리는 이어 “근로자들에게 있어 가장 큰 변화 중 하나는 이동성의 폭발적 증가와 모바일 기기 및 BYOD에의 의존성 증가라 할 수 있다. 따라서 경영진은 직원들의 이런 기기 사용과 그들이 사용하고 싶어하는 툴을 이용할 수 있도록 도와 원하는 생산성을 이끌어 낼 수 있도록 해야 한다”라고 강조했다.

생산성 증대를 원한다면 기술을 수용하라 
다시 말해 비디오 컨퍼런싱이나 웹 캐스팅, 라이브 채팅, 모바일 미팅 기술과 같은 새로운 툴을 무조건 거부하기보다는 받아들여야 한다고 리는 말했다. 물론 기존의 화상 회의나 SMS, 문자 메시지 등도 적극 활용하면서 말이다.

그는 “우리 클라이언트 중 한 곳은 젊은 사원들의 커뮤니케이션을 관찰한 결과 문자 메시지가 일상적인 커뮤니케이션 툴의 일환이라는 것을 알아차렸다. 그래서 회사에 입사하려고 고려 중인 지원자를 유인할 방법으로 SMS를 도입하기도 했다. 생산성 증대를 원한다면 현대 근로자들의 업무 습관을 고려해야 함을 잘 보여준다”라고 말했다.

많은 기관들에서 비용에 대한 염려를 하겠지만, 사실 비용은 크게 문제가 되지 않는다. 오히려, 협업 툴을 도입함으로써 장기적으로는 오히려 비용을 줄이고 생산성을 증대시킬 수 있다.

“약 4명의 직원이 참가하는 평균적인 미팅에 대해 생각해 보라. 여기에 들어가는 인건비, 시간 등을 따져보면 우리가 제공하는 툴에 들어가는 비용은 실제 미팅을 진행하는 비용의 3%밖에 되지 않는다”고 인터콜의 벨마는 말했다.

그는 이어 “물론 초기 투자비용이 있는 건 사실이다. 하지만 생각해보라. 이미 많은 기업들에서 돈을 절약하기 위해 아웃소싱을 하기도 하고, 원격 근무를 허락하는가 하면, 직원 수를 감축하기도 했다. 이 노력들이 직원들의 협력을 이끌어 낼 수 없다면 정말 비용을 절감한 것이라고 할 수 있을까?” 라고 반문했다.

벨마는 “미팅이나 콜라보레이션에 쓰는 시간을 최대한으로 활용함으로써 비용을 절감하고 불필요한 골칫거리를 줄일 수 있으며 성장을 촉진할 수 있다. 그 점에 주목해야 한다”라고 덧붙였다.